Tour Operator Vacanze Studio
Overview
Durante lo sviluppo di una piattaforma per uno dei maggiori Tour Operator nazionali nel settore delle Vacanze Studio, ci fu chiesto di rendere la stessa piattaforma compliant con il regolamento del GDPR. .
| Cliente: | livetravels |
|---|---|
| Project Manager: | Giorgio Russo |
| Consulente Privacy: | Ciro Sebastiani |
| Informazioni: | Anno 2022 Durata 4 mesi Installato on-premise Integrazioni custom |
Nota. livetravels è il nome della piattaforma, perchè il cliente non ha dato la liberatoria per la pubblicazione.
01. The Challenge
Uno dei problemi maggiori che si riscontrano, quando si ha a che fare con i viaggi all'estero di ragazzi dai 12 ai 18 anni, è la protezione dei dati personali dei minori, che include problematiche mediche, allergie, e informazioni personali delicate, da inviare ai fornitori esteri, che devono gestire la permanenza presso le loro strutture, lo studio e l'attività ludica.
Altra necessità, quella di poter acquisire, prima della partenza, le liberatorie necessarie per poter effettuare alcune attività, come l'accesso alla piscina, poter essere fotografati e ripresi per la pubblicazione sui social o autorizzazioni specifiche come genitori.
Infine, durante l'attività di analisi dei requisiti, fu riscontrata la mancanza di un processo automatico di generazione dei contratti di iscrizione, che venivano invece compilati manualmente, inviati al cliente via email, ricevuti firmati sempre via email ed infine salvati su un server in azienda.
02. The Solution
La soluzione è stata quella di integrare il privacybook con la piattaforma in questione, sincronizzando in automatico la tabella Clienti (iscritti) con specifiche tabelle di consenso, e relative Form, per ciascuna tipologia di contratto: Vacanze Estero, Vacanze Italia e Highschool. In secondo luogo, è stata sincronizzata la tabella dei supplier dei servizi esteri per la gestione dei servizi in loco, e quella della rete di group leaders italiani.
03. The Result
Completamente nascosta dall'integrazione fatta con la piattaforma clienti del tour operator,
al momento dell'iscrizione alla vacanza studio e prima del pagamento, il sistema richiedeva il
completamento della
Form di Iscrizione, precompilata sul privacybook dal team legale, e
comprendente tutte le clausole
contrattuali necessarie per le tre tipologie di contratto, nonchè le liberatorie da richiedere
per i consensi espressi,
come i viaggi Extra UE, il trattamento dei Dati Sanitari e la pubblicazione delle foto.
Tutti i relativi contratti
sono stati salvati, in formato PDF con relativa traccia elettronica dei consensi dati, nel
repository
del privacybook.
In secondo luogo, le nomine come Responsabili del trattamento, in lingua inglese, sono state acquisite dai fornitori stranieri semplicemente tramite l'invio via email, e salvataggio nella tabella specifica.
Infine, è stata integrata, al momento dell'accesso alla piattaforma partners, la Form di Onboarding per ogni nuovo membro, contenente l'accettazione del modulo privacy, i termini e condizioni, e le liberatorie per l'accompagnamento dei ragazzi all'estero.
Nel primo anno di attività della piattaforma, sono stati acquisiti, tramite il privacybook, oltre 5.000 contratti di iscrizione, più di 250 moduli di onboarding per i group leaders e circa 120 nomine come Responsabili del Trattamento per i fornitori esteri. Tutte attività che venivano fatte manualmente in precedenza, con enorme risparmio di tempo e riduzione dei margini di errore.
